为Linux宝库<开源>杂志些的CRM系统使用教程连载之二,首发在其第7期上. 有问题可在我BLOG留言，本文使用开源CRM系统进行客户管理系列的第二篇，主要介绍VtigerCRM适用场合，不适场合，实施的困惑，系统工作流程等。
VtigerCRM客户管理系统能做什么？
VtigerCRM系统是一个适合中小企业的客户管理工具，帮助管理公司业务，从市场、销售、采购、库存、客服等全程跟踪客户，最大可能获得订单，提高客户满意度；比较适合销售团队，贸易公司，服务型企业使用；部分作用如下：
- A. 统一记录与管理客户资料，不再担心资料丢失
- B. 随时随地搜索查找客户资料，及时联系客户
- C. 自动化的统计分析您的客户信息、销售情况等
- D. 全面掌握公司业务信息，避免人员离职等导致客户流失
- E. 通过CRM系统的工作流使公司业务流程自动化，标准化
VtigerCRM客户关系系统不能做什么？
VtigerCRM不是万能的，不可能时候任何场合，它只适用普通的中小企业，几个人到几十个人的公司，特别是贸易企业，销售团队，服务企业等，如果有分公司，子公司等可能不太适合，如果希望进行生产管理也不适合，因为它没有生产管理功能，默认的财务管理功能也比较弱。
和所有客户关系管理系统一样，VtigerCRM系统只是个辅助工具，真正CRM系统的使用效果，与订单情况等等还要看各个具体的公司状况，企业管理团队，产品本身质量，价格等，众多因素。
安装VtigerCRM系统后，员工都不使用怎么办？
很多企业安装CRM系统后，无人使用，并最终导致CRM引入失败。任何习惯都是养成的，也是需要引导和诱惑的，企业要使用CRM系统，除了行政命令规定必学使用外，其实更可以变通下，将"要我用"变成"我要用"。
CRM系统安装初期一俩月内，抽调一俩文员或者各个部门抽个把人成立信息录入组，将公司的各种客户的历史数据，进行分类录入，然后相关负责人或相关部门对录入内容进行审核，在系统中有一定数据量后，各个业务人员，客服人员等自然而然的会喜欢上CRM系统，因为它能简化它的工作，减少不少的工作量，因为见到好处，没有人不会喜欢。
软件安装后无人使用的问题，不只是CRM才有的现象，比如，大量预装的Linux系统，客户购买后装回盗版的Xp，很多学校搞网上教学，在线课堂，也是花钱装个系统，然后就没有下文了，空空的个系统放那根本不能啥实际作用（除了政绩作用，呵呵）；软件以用为要，安装只是起点。
如何利用VtigerCRM收集潜在客户？
客户是企业最重要的资源，只有拥有了客户企业才能有所发展。获得客户的第一步，那就是收集潜在客户，收集潜在客户有很多方法，例如朋友介绍、参加行业展览会、网络搜索，B2B网站等，这些都可以通过业务人员主动收集，还可以通过公司网站进行。随着互联网的发展，越来越多的人习惯通过在网上搜索来采购物品，所以如果在网站上做好收集潜在客户的工作也许可以达到事半功倍的效果，而且一般的企业网站每年的最基本费用也就几百块。
当潜在客户通过搜索引擎等方式接访问公司网站的时候，很有必要让访问网站的客户留下联系信息，当获得潜在客户的联系信息后，业务人员就可以对这些潜在客户做进一步的跟踪。VtigerCRM提供WebForm工具，让网站访客留下联系方式；当访客在公司网站填写联系方式后，联系方式会自动录入到VtigerCRM系统中，系统可以通过工作流根据设定的规则自动分配潜在客户。当业务人员登录VtigerCRM时，会在自己的日程安排里看到需要跟踪潜在客户的任务和指示(需设置工作流)，业务人员根据分配的任务开始跟踪客户… …。
如何通过VtigerCRM软件跟踪客户？
有统计表明，2％的销售是在第一次接洽后完成；3％的销售是在第一次跟踪后完成；5％的销售是在第二次跟踪后完成；10％的销售是在第三次跟踪后完成；80％的销售是在第四至十一次跟踪后完成！这充分说明了跟踪的重要性。VtigerCRM也提供了客户跟踪所需的各种功能。
通常，销售从接触到成交要经历多个阶段，例如初期沟通、立项评估、需求分析、方案指定、招投标/竞争、商务谈判和谈成结束等，这些阶段在各行各业会有所不同，需要根据本公司业务确定销售阶段和每个阶段要做的事情。可以利用CRM系统来分享有经验业务人员的销售经验，制定适合公司的销售阶段，同时通过工作流指定每个销售阶段应该做的事情，当销售机会到达某个阶段时，CRM自动通过邮件，IM等提醒业务人员当前阶段要做的事情。
在跟踪过程中，业务人员可以查看销售机会的历史记录，充分了解和分析所跟踪的客户和销售机会，并制定下一步的跟踪计划。业务经理也可通过统计报告了解业务人员的业务情况，在关键的销售阶段可以给业务人员提一些建议，协助业务人员完成销售机会。这样，在CRM系统的辅助下和业务人员多次有效的跟踪，就能逐步和客户签单。
这正是销售自动化的内涵：CRM系统使每个业务环节高效处理，业务链的环节之间自动推进。VtigerCRM系统正是借助工作流，使销售机会的跟踪自动推进，业务人员根据系统自动分配的任务对客户进行有效跟踪。通过VtigerCRM系统不仅能分享有经验业务人员的经验，也能帮助新手快速提高业绩，从而提供整个公司的销售业绩。
有人可能会问，如果业务人员实在不能签单怎么办，那只有放弃客户或让其他业务人员继续跟踪。VtigerCRM系统可以通过设置自定义字段，收回客户资源让其他业务人员继续跟踪。而且公司客户也满足80-20法则，CRM系统可协助进行决策，对一些没有效益，又没有多少潜在效益的客户进行放弃处理。