通常大型信息系统开发项目都具有相当的难度和复杂性，并且项目工作会涉及到众多的项目干系人，因此，加强项目沟通管理尤为重要。与信息系统项目成功有关的三个主要因素是用户参与、管理层的支持、需求的清晰表达，所有这些因素都依赖于拥有良好的沟通技能。根据特定信息系统项目的实际情况，通过制定切实可行的沟通计划、采取积极主动的沟通、建立畅通的沟通渠道和注重沟通技巧、实施绩效激励等项目沟通管理工作，可以确保项目开发如期、按质量完成。
一、制定切实可行的沟通计划
针对项目基本情况，制定一份详细的项目沟通计划，明确项目干系人的沟通需求，是项目沟通管理的首要任务。首先，对项目干系人信息做全面收集和整理，将所有信息纳入沟通数据库管理。经过细致分析，对于大型信息系统项目，一般可以确定四类重要项目干系人：项目需求方、项目开发团队本身、公司高层领导、有关职能经理。可以说，这些干系人对于项目需求的获取、项目成果的验收、项目团队凝聚力的形成、团队效率的提高、项目工作的正常稳步推进都起着至关重要的作用。因此，对他们的沟通需求必须逐一重点分析，明确针对他们的沟通项目、沟通目的、沟通频率、起止时间和沟通媒介。
同时，在沟通计划中制定统一的沟通文档，以及标准的沟通流程。例如：针对不同层次干系人的周进度报告、月进度报告、阶段评审报告、紧急事件报告等。项目管理实践证明，通过采用成熟的沟通工具、过程和文档模板，项目组成员之间、与其他干系人之间的沟通才更加顺畅，可以明显提高沟通效率，保证项目的按时完成。
沟通计划中还可以明确工作汇报方式，如项目组成员对项目经理或项目经理对上级和相关人员的工作汇报、汇报的具体时间和形式。
二、采取主动沟通确保项目质量
项目团队与项目需求方的沟通是沟通工作的重中之重，项目经理应倡导主动沟通。为了确保能够准确获取项目需求、项目工作能正确实施、项目成果能够顺利交付，在整个项目进程中，应始终保持与需求方的充分沟通。在需求开发阶段，针对需求方提出的《需求说明书》，系统分析人员应尽可能深入基层部门了解需求，并将经过重新整理的《需求说明书》与需求方进行沟通，通过反复讨论和磋商，力求达到一致理解。通过以上充分沟通后，项目组制定的《需求规格说明书》才能顺利经过需求方签字认可。项目实施中，项目经理应每月定期将系统详细实现情况形成报告提交需求方，同时要求需求方工作人员进入开发现场参与测试和体验，以确保系统符合要求，并由需求方提供书面确认。上述范围确认过程中，开发组与需求方应就系统的后续开发经常交换意见，这种沟通既有利于适当吸收需求方的新意见，完善开发工作，又能促使需求方对系统形成正确、合理的看法，抛弃不切实际的要求。在项目验收阶段，如果上述主动沟通工作能做到位，基于准确获取需求，开发成果分阶段得到确认，并且双方在持续的沟通中对信息系统达成了共识，需求方将对项目成果高度认同，实现顺利验收。
三、建立畅通的沟通渠道，强化过程沟通
为了达到良好的沟通效果，项目团队需要建立畅通的沟通渠道。首先，应将所有的项目干系人按照职能进行分类，制定通讯录便于联系。并在邮件系统中分别建立群组，使得使用电子邮件沟通时准确、高效、不会遗漏相关人员。
项目会议被定位成高效沟通的重要渠道，每次会议前应及时发布会议通知，明确会议的目的、时间、地点、参加人员、会议议程和议题，并下发会议资料，以便大家提前准备，有效地节约会议时间。会议中由专人做好会议纪要，会议结束前进行总结，重申会议决议。
与公司高层领导的沟通则要突出重点、简要高效。高层领导事务繁忙，对项目工作更关注整体而非细节，因此项目经理应每月定期提交《项目整体进展报告》，报告应涵盖项目进展情况、当前主要工作和项目重点难点等。项目经理还可以向高层领导做简短的当面汇报，一方面了解领导对于项目进展的反馈意见，另一方面可对重要项目问题进行说明。项目开发团队内部还应建立灵活多变的沟通方式，并适时开展技术交流。如果项目团队集中同地办公，则很多问题可以当面直接交流、或写在公告栏上，但重要问题需以邮件通知相关人员，并抄送给项目经理，以便项目经理及时跟进，并酌情将部分问题纳入例会讨论。团队内部还可以建立技术交流平台，不定期举行技术讲座，例如：开发技巧研讨、热点技术探讨，并且可以邀请需求方专家讲解实务流程。技术交流力求紧密联系项目工作，既能提高项目成员的个人技能，也对项目进度和质量有很大的促进作用。
四、注重沟通技巧，以绩效确保项目进度在项目管理中，还可以采取一项提高项目
整体工作绩效的重要举措：将项目团队成员的工作绩效定期反馈给职能经理。由于项目团队成员可能来自各个不同的职能部门，项目工作结束后将各自返回，职能经理的认可影响到团队成员的职业发展。项目经理在项目工作中应与各职能经理保持紧急联系，取得职能经理对项目人力资源的持续支持。每月末将项目成员的工作绩效向其本人和职能经理同时进行反馈，反馈情况主要包括：该成员的工作完成情况、对项目工作的突出贡献以及不足之处（例如工作质量问题、进度未及时完成及有关原因）。
由于反馈信息的激励鞭策作用，项目成员将专注于合理安排时间，积极主动的发现和解决项目工作中存在的潜在问题，努力提高工作质量。项目管理实践证明，采用这一沟通措施，项目工作较少出现进度落后的情况，项目质量也能明显提高，项目经理和职能经理共同对项目成员给予书面或口头肯定，有利于项目成员保持工作热情，对项目按时保质完成起到一定作用。
五、结束语
在信息系统项目中具备良好的沟通和团队管理，才能保证项目如期高质量完成。合理的沟通计划、主动沟通、良好的沟通技巧有助于项目经理控制项目进度和质量，保证项目成功。当然，每个项目都具有自身的特点、沟通方法、沟通形式可能不尽相同。但是无论怎样，作为项目经理，必须保证项目在一个规则、和谐、合作、理解、沟通的环境下进行，因此，在进行项目沟通管理时把握规则与人性化管理的平衡是我们继续努力的方向。