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获取用户需求的十大沟通技巧

2012年02月25日 ⁄ 综合 ⁄ 共 8780字 ⁄ 字号 评论关闭
  成功的软件产品是建立在成功的需求基础之上的,而高质量的需求来源于用户与开发人员之间有效的沟通与合作。当用户有一个问题可以用计算机系统来解决,而开发人员开始帮助用户解决这个问题,沟通就开始了。

  需求获取可能是软件开发中最困难、最关键、最易出错及最需要沟通交流的活动。对需求的获取往往有错误的认识:用户知道需求是什么,我们所要做的就是和他们交谈从他们那里得到需求,只要问用户系统的目标特征,什么是要完成的,什么样的系统能适合商业需要就可以了,但是实际上需求获取并不是想象的这样简单,这条沟通之路布满了荆棘。首先需求获取要定义问题范围,系统的边界往往是很难明确的,用户不了解技术实现的细节,这样造成了系统目标的混淆。

  其次是对问题的理解,用户对计算机系统的能力和限制缺乏了解,任何一个系统都会有很多的用户或者不同类型的用户,每个用户只知道自己需要的系统,而不知道系统的整体情况,他们不知道系统作为一个整体怎么样工作效率更好,也不太清楚那些工作可以交给软件完成,他们不清楚需求是什么,或者说如何以一种精确的方式来描述需求,他们需要开发人员的协助和指导,但是用户与开发人员之间的交流很容易出现障碍,忽略了那些被认为是"很明显"的信息。最后是需求的确认,因为需求的不稳定性往往随着时间的推移产生变动,使之难以确认。为了克服以上的问题,必须有组织的执行需求的获取活动。

  需求获取活动建议要完成的11个任务或者说步骤分别是确定需求过程、编写项目视图和范围文档、用户群分类、选择用户代表、选择用户代表、建立核心队伍、确定使用实例、召开联合会议、分析用户工作流程、确定质量属性、检查问题报告和需求重用。当然应该根据组织和项目的具体情况进行适当的裁减,比如根据项目和用户情况把需求获取会议改成问卷调查或者座谈等等。

  1、编写项目视图和范围文档

  系统的需求包括四个不同的层次:业务需求、用户需求和功能需求、非功能性需求。业务需求说明了提供给用户新系统的最初利益,反映了组织机构或用户对系统、产品高层次的目标要求,它们在项目视图与范围文档中予以说明。用户需求文档描述了用户使用产品必须要完成的任务,这在使用实例文档或方案脚本说明中予以说明。功能需求定义了开发人员必须实现的软件功能,使得用户能完成他们的任务,从而满足了业务需求。

  非功能性需求是用户对系统良好运作提出的期望,包括了易用性、反应速度、容错性、健壮性等等质量属性。需求获取就是根据系统业务需求去获得系统用户需求,然后通过需求分析得到系统的功能需求和非功能需求。项目视图和范围文档就是从高层次上描述系统的业务需求,应该包括高层的产品业务目标,评估问题解决方案的商业和技术可行性,所有的使用实例和功能需求都必须遵从的标准。而范围文档定义了项目产品所包括的所有工作及产生产品所用的过程。项目相关人员对项目的目标和范围能达成共识,整个项目组都应该把注意力集中在项目目标和范围上。

  2、用户群分类

  系统用户在很多方面存在着差异,例如:使用系统的频度和程度、应用领域和计算机系统知识、所使用的系统特性、所进行的业务过程、访问权限、地理上的布局以及个人的素质和喜好等等。根据这些差异,你可以把这些不同的用户分成不同的用户类。与UML中Usecase的Actor概念一样,用户类不一定都指人,也可以包括其他应用系统、接口或者硬件,这样做使得与系统边界外的接口也成为系统需求。将用户群分类并归纳各自特点,并详细描述出它们的个性特点及任务状况,将有助于需求的获取和系统设计。
  在这一阶段测试你要不断的跟据系数的测试目标进行变化,一开始由于系统过于庞大,所以我们要分成若干个子系统,各个子系统的性能目标必需明确,主要是并发指标定一个阀值,同时设定一些与系统相关的测试参数,应用服务器,数据库服务器都要有,对达不到阀值的与一些通用参数有问题的子系统进行深入分析。比如它的并发达不到你的要求,证明子系统性能有问题,或是数据库用户连接过高,程序没有释放用户连接等等。

  这个我们要对子系统进行详细测试,由于B/S 结构下,图片的请求对性能的影响较大,所以我们对子系统测试时要分两个部分进行,一、非程序部分,即图片等等;二、应用程序本身。通过事务或函数的分离,可以把这两块实现单独的测试,具体做法参考各个工具的手册,我这里就不做说明。

  对子系统的测试参数的设置要求则更高,它有助你后面精确的定位问题,比如对异常,死锁,网络流量等等前面没有注意到的情况的增加,同时你要注意增加测试参数的收集对系统的性能影响比较大,所以一般不要超过10个,刚刚介绍的整体的性能测试指标也不要增加很多,这样影响会小一点。最后在这一阶段要说明的是数据库的数据量会很大程度的影响性能,所以要根据前面的性能需求说明书向数据库中模拟相应的数据量,来进行测试,这样才有更高的可信度。

  上面所说的是对问题的发现,下面就是分析问题原因,这一步的要求比较高,一般由测试人员与程序员配合完成,当然如果你有相当的开发经验,再做这方面的测试,就更为难得。下面我们说说如何精确定位问题,出现问题的可能性可能有很多种,大致分以下几种:

  一、性能达不到目标;

  二、性能达到目标,但有一些其它的问题,比如异常,死锁,缓存命中过低,网络流量较大;

  三、服务器稳定性的问题,比如内存泄漏……。

  要发现这些问题起马的要求要有一款使用的比较称心的性能分析与优化工具,比如微软的.NET下就有自己开发的工具,对Borland的Java开发工具中也有类似的工具,但我个人认为更好的工具是Rose下的Purify与Quantify,主要是他对.net 与java ,C++都有支持,而且分析效果特别专业,我们先了解一下Rational Purify, Rational Purify 能自动找出Visual C/C++ 和Java 代码中与内存有关的错误,确保整个应用程序的质量和可靠性。在查找典型的Visual C/C++ 程序中的传统内存访问错误,以及Java,C# 代码中与垃圾内存收集相关的错误方面;Rational Quantity 则是一款针对函数级的性能分析利器,使用它你可以从图形化的界面中得到函数调用的时间,百分比与次数,以及子函数所占时间,使你可以更快的定位性能瓶颈。

  我们先说性能优化与异常的处理,性能优化有一个原则,即用时间比例最大的进行优化,效果才最明显,比如有个函数它的执行时间为30秒,如果你优化了一百倍则执行时间为0.3秒,提升了29.7秒,而如果它的执行时间为0.3秒,优化后为0.003秒,实际提升了0.297秒,提升的效果并不明显,而且写过程序的人都知道,后者性能优化的代价更大。在性能优化的过程中,一般是先数据库,后程序,因为数据库的优化不需要修改程序,修改的风险很小。但如何才能确定是数据库的问题,这就需要技巧,在使用Quantity时,你一路分析下去,大多数最终会发现,是数据库查询函数占用时间比较大,比如什么,SqlCmd.ExecuteNoQuery等等数据库执行函数,这时你就需要分析数据库。

  数据库的分析原则是先索引,后存储过程,最后表结构视图的优化,索引的优化是最简单也是通常最有效的方法,如果合理的使用会带来意想不到不到的效果。在这里我要给大家简单的介绍一下我的最爱,SQLProfile,SQL查询分析器,Precise,SQLProfile是一个SQL语句跟踪器,可以跟踪程序流程使用的SQL语句与存储过程,结合查询分析器对SQL的分析,可以对索引的优化做出很好的判断,但索引也不是万能的,在增删改较多的表,索引过多会引起这些操作的性能下降,所以判断还是需要一定的经验。

  同时针对用户使用频度最高的SQL进行优化也是最行之有效的,这时我则需要Precise,它可以观测某一个较长时间内的SQL语句的执行情况。数据库优化的潜能挖光后,如果还是达不到性能要求或是还有问题,则要从程序来进行优化,这是程序员做的事,测试人员要做的,就是告诉他们,哪个函数执行过多引起了性能下降,比如异常过多,某个循环过多,或是DCOM调用过多等等,但说服程序员也是一件不容易的事,你要在这一阶段做的出色一定要有几年的编程经验,并且要让程序员感到听你的性能会有提升,这是一件很不容易的事情。

  内存的分析,一般是一个长期分析的过程,要做好不容易,首先要有长期奋战的准备,其次内存泄漏的分析最好是放在单元测试之中同步进行,而不是要等到最后再去发现问题,当然出了问题也只好面对,一般这类问题都是在服务器运行了很久才暴露出来,一旦发现问题后,则需要定位问题,分析的原则采用子系统相互独立运行,找到最小问题的系统集,或是借助内存分析工具观察内存对象情况,初步定位问题,再用Purify进行运行时分析,通常C++ 内存问题比较多,Java与.NET比较少,一般由GC不合理引起。C++的内存错误就比较多了,主要常见的有:

  1、 Array Bounds Read (ABR) :数组越界读

  2、 Array Bounds Write (ABW):数组越界写

  3、 Beyond stack Read (BSR):堆栈越界读

  4、 Free Memory Read(FMR):空闲内存读

  5、 Invalid pointer Read(IPR):非法指针阅读

  6、 Null Pointer Read(NPR): 空指针阅读

  7、 Uninitialized Memory Read(UMR):未初始化内存读写

  8、 Memory Leak:内存泄漏

  注:如果需要更多的信息,可以参见Purify的帮助信息。

  顺便提一句,为什么我要说单元测试时做这个比较好,由于单元测试针对的是单一功能,这时结合单元测试案例做内存分析会更快的定位问题,同时由于问题较早的发现,则后期的风险则会减少,当然如果结合代码覆盖工具PureCoverage 来做就更完美了。

  注:本篇只是对B/S应用的测试过程作一个整体的描述,对某一个阶段使用的工具只是作大概的介绍,你也可使用你比较熟悉的工具达到相同的目标。 。
  会议和座谈:会议是加强组织建设,强化成员期望,促进对项目目标的投入的有效工具和手段。为了使会议有效,会前必须确定会议的目的、与会人员和议程,并且把会议目的和议程和资料分发给每位与会人员;会议期间,必须按时召开会议,指定会议记录人员,会议主持人应该督促而不是支配会议,会议内容应该及时并尽可能记录下来,在会议或者面谈中应该使用笔记本电脑,指定一个打字熟练的人把所有的讨论记录下来,记录的同时还要做一定的整理,另一种办法就是采用录音的方式,会议参与者全心投入到会议中,而事后通过录音整理。如果不这样做,那么你结束会议的时候就会发现,所有的讨论只剩下一个模糊的印象,需求对你来说仍然是一件遥远的事情,会议结束前总结会议成果并文档化,请参与讨论的用户对记下的内容评论并更正,控制会见进度和讨论范围按时结束会议;会后,公布会议结合,要安排人员对项目决定和安排进行跟进。

  第一次用户和开发人员的会面就像两个陌生人的第一次见面一样,大家都不知道说什么,问什么,都担心他们说的或做的带来分歧,他们都在想自己要得到的东西也就是不同的期望,同时他们都希望同一件事件就是项目的成功。下面建议的问题列表能够帮助会议组织者有的放矢:
第一阶段:从自由的问题开始,得到一些基本的了解,比如要解决的是什么问题,需要解决方案的人,以及解决方案希望达到的效果。

  1、谁是问题的提出者或者是解决方案的受益者?

  2、谁将使用这个解决方案?

  3、成功的解决方案能够得到哪些经济上的利益(不要涉及到用户的商业秘密)?

  4、是否有或者需要另一种解决方案?

  第二阶段:得到问题的更好理解和用户表达的想法

  1、解决方案定位与解决哪些问题?

  2、成功的解决方案将产生什么样的输出?

  3、解决方案将在什么样的环境下使用?

  4、有什么特殊的性能要求或者约束影响了解决方案?

  第三阶段:关注于会议的效果

  1、你认为是否有更适合的人回答这些问题?

  2、是否会议的时间太长,问题太多?

  3、其他人是否能提供别的信息?

  4、是否我们还有其他的问题没有问到?

  处理冲突:沟通过程中不可避免地会产生冲突,在目标、动机、性格、气质上存在差异产生分歧就会导致冲突,我们必须重视并且正视冲突。冲突也有其有利的一面,它能够将问题暴露出来,使之及早得到重视;它能够激起讨论,澄清观念;迫使寻求求新的方法;培养创造性,更好地解决问题。处理冲突有下面几种方法:

  1、回避或者撤出:卷入冲突的人员主动从这一情况中撤出来,避免发生争端。这种做法是一种消极的方法,会使得冲突积累起来,导致后来的逐步升级。

  2、竞争或者逼迫:把冲突当成胜-负的局势,认为获胜比相互之间的关系更有价值,可能会导致人们的怨恨心里,恶化工作气氛。

  3、调停或者消除:尽力在冲突中找出意见一致的地方,最多可能的忽视差异,对可能产生分歧的地方不进行讨论,但是这并没有将问题彻底解决。

  4、妥协:寻求一个调和的折中解决方案,着重于分散差异。

  5、合作解决问题:直接正视问题,寻求双赢的结局,尽力得到最好、最全面的方案,卷入冲突的人员都把对方所持观点的假设理解清楚,特别是那些发生冲突的部分,愿意放弃或者重新定义之间的观点、意见。可以看出这是最积极最好的处理冲突方法。

  书面沟通:正视文件、备忘录或者邮件这些方式都属于书面沟通,它的特点是持久性。书面沟通应该仅仅用在必要的时候并且不会增加双方的工作量情况下使用,我们往往不愿意在琐碎的文档中寻找那些能够在下次会议上能口头沟通获得的信息,所有书面的表达必须清楚、简洁,不能附带与主题无关的其他内容,用短句来替代长句,用主动语态替代被动语态,避免使用双重否定或者古汉语词汇,措词要自然。书面沟通也是帮助记忆的一种有效方式。

  讲演和报告:讲演和报告前要明确目的,准备书面提纲,充分准备多多练习,内容要简明,确认信息能被清楚、正确的理解,不要以数量而要用质量来打动接受者,多用图片、表格来说明问题。在讲演和报告过程中语言清晰流畅、句式简短、要点之间过渡自然,也应该尽量使用身体语言,有意识的微笑,同时放松双臂或者加上解释性的手势动作,会显得更加自信一些并且能够消除紧张情绪。讲演和报告一定要在规定的时间内完成,不要拖延,最好留出一段时间与听众进行相互沟通。

  沟通的有效性差异很大,对需求获取是否成功起了决定性的因素,我们应该在关注获取需求的专业技术,同时看到沟通的重要性,而沟通的效率是可以改进的,需要我们努力去提高我们的沟通技巧。 。

  3、选择用户代表

  不可能对所有的用户都进行需求获取,这样做时间不允许效果也不一定好,所以要识别出能够确定需求和了解业务流程的用户作为每类用户的代表。每类用户至少选择一位能真正代表他们需求的人作为代表并且能够作出决策,用户代表往往是本类用户中三类人:对项目有决定权的领导、熟悉业务流程的专家、系统最终用户。每一个用户代表者代表了一个特定的用户类,并在那个用户类和开发者之间充当主要的接口,用户代表从他们所代表的用户类中收集需求信息,同时每个用户代表又负责协调他们所代表的用户在需求表达上的不一致性和不兼容性。

  4、建立核心队伍

  通常用户和开发人员不自觉的都有一种"我们和他们"的想法,产生一种对立关系,把彼此放在对立面,每一方都定义自己的"边界",只想自己的利益而忽略对方的想法。他们通过文档、记录和对话来沟通,而不是作为一个合作的整体去识别和确定需求完成任务。实践证明这样的方法是不正确的,不会给双方带来一点益处,良好的沟通关系没有建立导致了误解和忽略重要的信息。只有当双方参与者都明白要成功自己需要什么,同时也知道要成功对方需要什么时,才能建立起一种合作关系。

  为了建立合作关系通常采取一种组队的方式来获取需求,建立一个由用户代表和开发人员组成的联合小组作为需求获取的核心队伍。联合小组将负责识别需求、分析解决方案和协商分歧,小组成员可以采用会议、电子邮件、综合办公系统等方式进行交流,但交流时应注意以下原则:小组会议应该由中立方来组织和主持,用户和开发人员都要参加;交流预先要确定准备和参与的规则;议题要明确并覆盖所有关键点,但信息来源应该自由;交流目标要明确,并告知所有的成员。

  5、确定使用实例

  从用户代表处收集他们将使用系统完成所需任务的描述,讨论用户与系统间的交互方式和对话要求,这就是使用实例,一个单一的使用实例可能包括完成某项任务的许多逻辑相关任务和交互顺序。使用实例方法给需求获取带来的好处来自于该方法是用以任务为中心和以用户为中心的观点,比起使用以功能为中心和以开发者为中心的方法,使用实例方法可以使用户更清楚地理解和认识到新系统允许他们做什么和怎么做。描写使用实例的时候要注意使用简洁直白的表述,尽量使用主动语态,用"系统"或者"用户"作为主语,比如"用户提交用户密码,系统验证用户密码是否正确",还有一点在描述中不要设计界面细节,比如"用户从下拉框中选择产品类型"。使用实例为以后写用例场景描述中的基本路径和扩展路径提供了素材。

  6、召开联合会议

  最常见的需求获取方法是召开会议或者面谈,联合会议是范围广的、简便的讨论会,也是核心队伍成员之间一种很好的沟通方法,该会议通过紧密而集中的讨论得以将用户代表与开发人员间的合作伙伴关系付诸于实践并能由此拟出需求文档的底稿。联合会议的第一个议题就是系统的必要性和合理性,必须所有成员都同意系统是必要的而且合理的。接下来就可以讨论使用实例清单,清单可以打印成大纸挂在墙上、写在黑板上或做成演示材料。对每个清单合并去掉重复项,加上补充内容就可以得到一份总的清单,注意避免采用负面的"太差""不可行"去否定用户的想法,这些想法都应该保留下来作为被评议的清单项,这样保护了小组成员开放的思维。最后对清单进行讨论,会议成员必须检查每一个使用实例,在把它们纳入需求之前决定其是否在项目所定义的范围内,形成最终的需求报告。

  在进行讨论时,也应该避免受不成熟的细节的影响,在对系统需求取得共识之前,用户能很容易地在一个报表或对话框中列出某些精确设计,如果这些细节都作为需求记录下来,他们会给随后的设计过程带来不必要的限制,应确保用户参与者将注意力集中在与所讨论的话题适合的抽象层上,重点就是讨论做什么而不是怎么做。这里有一点很重要就是要让用户理解对于某些功能的讨论并不意味着即将在系统中实现它,更不要做暗示或者承诺什么时候完成需求。在讨论之后,记下所讨论的条目,并请参与讨论的用户评论并更正,因为只有提供需求的人才能确定是否真正获取需求。当最后拿到了一份详细准确的需求报告书的时候,会议就算成功完成了。但是要清楚需求过程本身就是一个迭代的过程,在以后的过程活动中不可避免的将要修改和完善这份报告。


  7、分析用户工作流程

  分析用户工作流程观察用户执行业务任务的过程,通过分析使用实例得到系统的用例图。编制用例图文档将有助于明确系统的使用实例和功能需求,统一建模语言的使用有助于与用户进一步交流。每个用例的描述应包括:编号,为每个用例分配一个唯一的编号,为需求的追溯提供了方便;参与者,与这个用例交互的actor;前置条件,开始用例前所必须具备的系统状态;后置条件,用例完成后系统达到的状态;基本路径,用例完成的关键路径,也是用户期望的路径;扩展点,基本路径的分枝,表示意外情况;字段说明,路径中名称的进一步分解说明,对以后类属性的定义和数据库字段设计起作用;设计约束,实现用例的非功能约束。写基本路径时应该使用主动语句;句子以actor或者系统作为主语;一句表示一个actor动作,一句表示系统动作,交叉表现交互;不要涉及界面细节,比如"用户在文本框输入名称,下拉框选择类型"。

用例:用户注册,用户注册成为系统会员
编号 UC1
参与者 用户
前置条件 用户访问系统,系统运行正常
后置条件 系统记录用户注册信息
基本路径 1. 用户请求注册。
2. 系统显示注册界面。
3. 用户提交注册信息。
4. 系统验证注册信息是否正确。
5. 系统生成用户名和密码,保存注册信息。
6. 系统显示"注册成功"信息,进入会员页面。
扩展点 4a. 用户提供的信息不正确:
4a1. 系统提示输入正确信息
4a2. 返回3
补充说明 注册信息包括=用户实名+电话+传真+Email+联系地址联系地址=省份+城市+街道+邮编
设计约束 注册反应时间不能超过3秒

  8、确定质量属性

  在功能需求之外再考虑一下非功能的质量特点,以及确定由于特殊的商业应用环境对系统提出的功能或性能上的约束,这会使你的产品达到并超过客户的期望。对系统如何能很好地执行某些行为或让用户采取某一措施的陈述就是质量属性,这是一种非功能需求。听取那些描述合理特性的意见:快捷、简易、直觉性、用户友好、健壮性、可靠性、安全性和高效性。你将要和用户一起商讨精确定义他们模糊的和主观言辞的真正含义,并且要将质量属性分配到每个用例的设计约束中去。

  9、检查问题报告

  通过检查当前已经运行系统的问题报告来进一步完善需求客户的问题报告及补充需求为新系统或新版本提供了大量丰富的改进及增加特性的想法,负责提供用户支持及帮助的人能为收集需求过程提供极有价值的信息。

  10、需求重用

  如果客户要求的功能与已有的系统很相似,则可查看需求是否有足够的灵活性以允许重用一些已有的软件组件。业务建模和领域建模式需求重用的最好方法,像分析模式和设计模式一样,需求也有自己的模式。 。

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