对于项目、组织,最重要的就是沟通:
需求的获取,分析设计的反馈,任务的分派,实现过程里的困难反馈,提交成品时的培训、介绍,试用的问题反馈。。。。。
但是,哪些沟通方式才是最有效的呢?
分类 | 方式\ | 响应速度 | 送达率 | 不要求同时 | 记录 | 私密性 | 发散收敛 | 承载内容 | 反馈/提醒 | 层次视图 | 结论 |
\权重 |
1 |
1 |
1 |
1 |
1 |
1 |
1 |
1 |
1 |
9 |
|
传统(无数据库) |
面谈 |
100 |
100 |
0 |
10 |
90 |
0 |
50 |
0 |
0 |
350 |
电话 |
95 |
80 |
10 |
10 |
80 |
0 |
30 |
0 |
0 |
305 |
|
邮件 |
30 |
70 |
100 |
90 |
60 |
30 |
90 |
10 |
30 |
510 |
|
IM |
80 |
90 |
70 |
80 |
70 |
20 |
95 |
0 |
10 |
515 |
|
短信 |
50 |
50 |
90 |
80 |
60 |
10 |
10 |
0 |
20 |
370 |
|
基于数据库 |
流程 |
60 |
100 |
100 |
100 |
90 |
80 |
80 |
100 |
100 |
810 |
IM |
80 |
100 |
100 |
100 |
80 |
80 |
90 |
100 |
90 |
820 |
|
平板论坛 |
40 |
100 |
100 |
100 |
30 |
40 |
80 |
0 |
80 |
570 |
|
树形论坛 |
40 |
100 |
100 |
100 |
50 |
90 |
80 |
0 |
80 |
640 |
说明:
发散收敛:观点分歧的细化发散和回复的针对性
承载内容:文本,格式化图文,附件(包括截屏)
反馈/提醒:能根据内容(事务)的时间信息进行多次提醒(快到截止时间)及报警(已经超时)
层次视图:根据职务高低自动过滤得到下属的沟通或事务结果;自动统计各种沟通或事务结果的比例
不同人,感觉到的效果和权重可能有所差异
另外,沟通其实还是有成本的,开会、面谈、电话、短信、其它电子方式 符合成本的从高到低排序。
额外提一句:一直觉得IM(如QQ、MSN)群聊时,没有把话题加上层次对应关系,是一个很大的不足
因为打字速度较慢,张三对李四的话进行回应时,中间可能插了王五、赵六的话了,这时,张三的回应如果是简单的同意或反对,就可能被误以为是对王五、赵六的话的同意或反对。因此,每个回应,应该允许加上它的上层话语的ID(每句话都有一个ID)。
附2则:
1、欧洲最大IT公司将内部禁止电邮
新闻来源:solidot
欧洲最大的IT服务公司Atos将在18个月内贯彻零电子邮件政策。Atos
CEO Thierry Breton说,员工收到的200封电子邮件中平均只有15%是有价值的,他们每周要浪费5到20小时去处理电子邮件。他指出,电子邮件不再是合适的通信工具,海量的信息将是企业将面临的最重要的问题之一,是时候考虑别的方法了。受社交服务Facebook或Twitter的启发,他希望员工改用IM或其它基于聊天的协作服务。
调查显示,年轻一代已在逐渐弃用电子邮件,在11岁到19岁的调查者中,只有11%使用电子邮件。Breton本人就很少用电子邮件,过去三年他没有发出一封工作邮件,他认为电子邮件不能代替口头对话,“如果有人想和我说话,他们可以亲自来见我,打电话或发短信。
——此文是我写出本文的最终推动者
2、网络代替当面交流?为时尚早
相比上一辈人,我们的物质生活要丰富很多,信息交流的速度也是年年翻倍,呆在家里与世界任何角落的朋友聊天已经不足为奇。的确如此,有了互联网和移 动终端,我们随时随地都可以和朋友联络,每天起床第一件事就是打开电脑,看看自己的页面有没有谁留了言,等等。有人会认为通过网络的交流就可以代替面对面 交流了,而且这也肯定会是以后的发展趋势。让我们把这句话分开来看,首先,互联网交流在目前来说真的可以完全代替当面交谈了吗?
Fastcompany 的作者 Kencin Purdy 认为,目前还不是时候。在他看来,人与人面对面的交流任然非常必要,为了证实这个观点,他引用了城市社会学家 Ray
Oldenburg 的“第三场所”理论。
Oldenburg 认为,第一场所是你的家,第二场所是你的办公室。在这两个场所,你扮演着某种角色,承担着某个任务,几乎认识里面的每一个人。 而第三场所则是这样的情况,跟你说话的人你可能并不熟悉甚至根本不认识,你们交换想法,互相学习,更重要的是在这里你的社交圈子会得到扩充,你自己也会更 加充实。最重要的是,第三场所的定义本身就决定了它存在于现实生活中而非网络上。
事实上,碍于技术局限,我们在交流中友很多信息没有被完整地传达到。据研究,人们在日常生活中的交流必须通过自己的手势、语调和词汇,声音、语调和外表占全部印象的90%以上,具体百分比如下:
视觉占 55%:身势、手势、视线的接触,以及整体的仪态与行为举止等都有助于立即产生印象。因为你的一举一动和脸部表情比您所使用的词语威力要强八倍,所以必须意识到它们的力量,并予以重视。
声音占 38%:使用不同的语调、音高和语速,对于别人怎样理解你所说的话是差别很大的。因为你沟通所产生的影响有三分之一是来自声音的表述的,所以必须保证自己的声音使自己想要沟通的内容增色。
语言占 7%:语言在你所施加的影响中所占的比例也许不高,但须记住,当视觉和声音的效果消减时,剩下的就只有语言传达的信息了。
很明显,为了使自己的信息传达给对方并使之完全被理解,传送信息时必须伴随有恰当的身势语、语音语调,并贴切地加强语气。所以,就目前看来,互联网交流还没发完全代替当面交流。
那么在未来呢,未来是否会出现完全代替人们当面交流的技术?这是我们想要说的第二个问题。
科技革新每分每秒都在发生,把不可能变为可能已经是技术人员的家常便饭,这让这个问题轻易就会变为一个“伪”问题。我相信,技术的不断发展肯定会大 大地改变我们的生活方式,就像三十年前,没人会想到互联网会如此之巨大地改变我们自己一样。而即便是一个广为人知的技术,也会被“重新发明”,乃至成为革 命。如果 iPod 和 iPhone 的成功不能让你信服,也许 2012 年的智能 TV 会给世人更多证明?
我期待着和远在异地家人用电视面对面交流的那一天——我们在别处,但是我们在一起。
——感觉,面对面沟通的好处是:容易发现对方误解自己的话,也就更容易立即补充解释以消除误会。其它方式都没这个好处。