项目是具有以下特征的一系列活动和任务：
-
有一个依据某个计划书来完成的特定目标
- 有确定的开始和结束时间
有经费的限制
(
如果项目可以实施的话
)
消耗人力和非人力资源
(
如资金、人员、设备
)
多职能
(
例如横跨几条职能线
)
另一方面，项目管理包括项目计划和项目控制，包含以下几方面：
项目计划
确定工作要求
确定工作质量和数量
确定所需的资源
项目控制
- 跟踪进程
比较实际产出与计划产出
比较影响
做出调整
然后，成功的项目管理可定义为在下列条件下实现项目目标：
在一定的时间内；
在一定的成本内；
在要求的性能或技术水平下；
高效有力地运用分配的资源；
被顾客认可。
项目管理潜在的优点有：
明确职责，确保说明所有的活动，而不考虑个人的人事变动；
最小化持续报告需要；
明确项目进度计划的时间限制；
明确权衡分析的方法论；
衡量计划的完成情况；
尽早认识问题，以便采取正确行动；
提高对未来计划的预算能力；
知道何时目标无法实现或何时会超额完成。
但是，这些优点只有在克服以下困难后才可实现：
项目的复杂程度；
顾客的特殊需求和规模的变化；
组织结构重组；
项目风险；
技术变化；
将来的计划和价格；
对不同的人来说，项目管理可能意味着不同的事物。通常，人们由于正在其公司内实施项目并认为运用了项目管理来控制活动，因为会对项目管理的概念产生误解。在这种情况下，下面的这种说法或许可以作为合适的定义：
项目管理是一种技巧，它能创造这样一种幻觉，即所有的产出都是一系列预先深思熟虑的行动的结果，而事实上项目管理只是无声的幸运。
尽管这也许是各公司中完成项目的方法，但是它并非项目管理
。项目管理是充分使用公司内的现有资源，通过使工作在水平和垂直两个只能方向上顺畅的地进行而将工作做的更好
。这种方法并非是要打破垂直的、科层制的工作流程，而只是要求直线组织彼此间平等交流，以使整个组织的工作协调完成。垂直工作流依然是直线经理的职责；水平工作流是项目经理的职责，他们的主要工作是通过沟通和协调水平和直线组织的各项活动。
项目管理的总体定义：
项目管理是为一个相对短期的目标
(
这个目标是为了完成一个特定的大目标和目的而建立的
)
去计划、组织、指导和控制公司的资源。进一步说，项目管理就是利用系统的管理方法将职能人员
(
垂直体系
)
安排到特定的项目
(
水平体系
)
中去。
项目管理是在一定的时间、成本、绩效下，针对给定的活动管理或控制公司资源。时间、成本和绩效是项目的约束元素。如果项目是为外部客户实施的，那么项目又有了第四个限制因素：良好的客户关系。