自来水营销管理中最重要的资料是用户档案资料 ，用户档案资料有很多的属性，例如用户编号、名称、地址、用户性质、所属线路等，以及水表的属性。有些水司将用户编号的编码规则赋予有意义的含义，其实这是没有必要的，编码比较长，这样在抄表、收费等需要手工输入用户号的过程中加重输入量，加大了人工出错的可能性；降低了工作效率；而且今后可能会带来意想不到的问题。
传统的代码都是采用有意义的编码方法。直到目前仍有许多公司认为他们需要一套有意义的编码系统。当然，如果用户不是太多，有意义的编码的确可以帮助记忆。而事实上一个自来水公司的用户数量少到几千，多至几百万。如此多的用户即使赋予意义，也常常需要一张对照表来解读这些有意义的编码。因此其价值不但很少而且不切实际。而且，用户的数量每天都在增加，原有的有意义的代码可能不适用，如果想要修改，牵一发而动全身，花费的成本往往非常庞大。因此建议用户编码（用户号）依顺序编号，编码与用户的性质等属性特征都不相关。 其优点如下：
(1) 不需设计，容易管理。
(2) 不需将任何含义放入代码之中。
(3) 代码独立于用户属性描述之外。
(4) 永远不会缺乏有效可用的代码。
(5) 代码维护比较容易。
其次，用户代码越短越好。 有几个优点：
(1) 造成错误的可能性越少。
(2) 缩短输入所费的时间。
最后要注意遵守以下几条原则：
(1) 将用户的意义从用户编码中除去。
(2) 将用户的意义放在用户其他属性描述中。
(3) 使用最少的位数,越简单越好。
(4) 不要在编码中使用特殊符号。
(5) 用户编码要由专门人员管理。
(6) 所有的用户都应有对应的唯一编码。
(7) 编码建立时应有规律。
(8) 要有可扩展伸缩余地，考虑到未来新用户发展扩充的情形。
(9) 用户编码应方便查询、输入、检索。
(10) 同一用户只能有一个唯一编号，不能任意添加。